Personalabteilung

“Meine Zeit in der Personalabteilung begann mit einer Einführung in die Personal-Software. In diesem Programm werden alle Stempelzeiten der Mitarbeiter angezeigt. Eine meiner täglichen Aufgaben ist die Überprüfung dieser Zeiten. Wenn für einen Mitarbeiter keine Stempelzeit erfasst wurde, ist es meine Aufgabe, herauszufinden, ob der Mitarbeiter tatsächlich abwesend ist. Dafür kann ich zum Beispiel die Vorarbeiterin an der Maschine oder den Abteilungsleiter im Büro fragen.

Mein Tag beginnt damit, dass ich die täglich eintreffende Post kontrolliere. Dabei handelt es sich meist um Urlaubsscheine von Mitarbeitern oder Briefe, in denen sie Anliegen oder Wünsche äußern. Außerdem betreuen wir das Betriebstelefon, über das manche Mitarbeiter sich im Krankheitsfall melden. Manche schreiben auch über WhatsApp, wenn sie nicht zur Arbeit kommen können. Andere bitten um Rückruf, das erledigen wir auch. Insbesondere die Kommunikation mit Mitarbeitern in Bezug auf Urlaubsscheine und andere Anliegen bringt mich regelmäßig mit ihnen in Kontakt.

Ein weitere Aufgabe besteht für mich darin, Dokumente wie Urlaubsscheine, Krankenscheine und Verträge zu archivieren und in die Personalakten der Mitarbeiter aufzunehmen. Dies beinhaltet auch das Anlegen von neuen Mitarbeiterprofilen oder das Aktualisieren von Gehaltsänderungen. Zusätzlich bin ich auch an Bewerbungsgesprächen beteiligt, bei denen der Personalleiter das Gespräch führt, während ich einen Personalfragebogen ausfülle. Dieser Fragebogen enthält Informationen, die zur Erstellung des Arbeitsvertrags erforderlich sind.

In meiner Zeit in der Personalabteilung habe ich gelernt, wie komplex der Prozess der Personalbeschaffung ist.  Wir sind für eine Belegschaft von 300 Mitarbeitern verantwortlich, und jeden Tag gibt es neue Herausforderungen und Aufgaben. Ich mag die Abwechslung, wie zum Beispiel die Vorbereitung von Einführungstagen für die neuen Auszubildenden oder die Teilnahme an Gesprächen mit Lehrerinnen und Lehrern von Schülerpraktikanten.

Sorgfältiges und präzises Arbeiten sind in der Personalabteilung extrem wichtig. Auch deshalb war es eine sehr lehrreiche Erfahrung, die meine Fähigkeiten in der Büroorganisation und Kommunikation erheblich verbesserte.”